Le brief événementiel parfait : ce qu’il faut vraiment dire à son agence
La plupart des événements qui déçoivent ne déçoivent pas à cause du lieu, du traiteur ou du DJ. Ils déçoivent parce que le brief de départ était flou. L’agence a travaillé avec ce qu’elle avait. Ce qu’elle avait, c’était insuffisant. Et le résultat, c’est un événement correct qui ne ressemble à personne, ni à l’entreprise, ni aux gens qui y participaient.
Un bon brief demande de se poser les bonnes questions.
Ce que « on veut quelque chose de bien » ne veut pas dire
C’est la phrase qu’entend toute agence événementielle. Elle ne veut rien dire. Pas parce que la demande est mauvaise, mais parce qu’elle ne contient aucune information utile.
Ce qu’une agence a besoin de savoir, ce n’est pas ce que vous voulez en termes de décoration ou de format. C’est ce que vous voulez que les gens ressentent en partant. C’est la différence entre une commande et un projet. Evidemment nous vous posons toutes ces questions, nous sommes la pour vous accompagner quand vous êtes dans le flou. Cependant, vous et vous seul pouvez vraiment savoir ce que vous voulez.
Les quatre questions à se poser avant tout
Pour qui, exactement ? Pas « nos collaborateurs » ou « nos clients ». Qui sont ces gens concrètement ? Quel est leur rapport au travail en ce moment ? Ont-ils besoin d’être remotivés, célébrés, soudés, surpris ? Un événement pour une équipe commerciale sous pression ne se pense pas comme un événement pour un CODIR qui a besoin de souffler.
Quel est l’objectif réel ? Il y a l’objectif affiché : fêter la fin d’année, remercier les équipes et il y a l’objectif réel. Recréer du lien après une période de télétravail intense. Marquer symboliquement une nouvelle direction stratégique. Reconquérir des clients après une année difficile. L’objectif réel est celui qui doit guider chaque choix.
Qu’est-ce qui s’est passé avant ? L’événement précédent a-t-il été raté ? Bien vécu ? Les gens en parlent encore ? Savoir ce qui a fonctionné et ce qui a agacé est une information précieuse. Ne pas la transmettre, c’est condamner l’agence à répéter les mêmes erreurs ou à éviter les mêmes forces.
Quelle est la contrainte non négociable ? Il y en a toujours une. Une date fixe. Un budget plancher. Un lieu imposé. Un format que la direction refuse. Autant le dire dès le départ plutôt qu’en fin de processus, quand l’agence a passé deux semaines à construire une proposition qui ne peut pas fonctionner.
Le budget : dire un chiffre, pas une fourchette
« Entre 10 000 et 50 000 euros » n’est pas un budget. C’est une invitation à produire quelque chose de médiocre à 10 000 euros en espérant que ça ressemble à ce qu’on imaginerait à 50 000.
Donner un budget précis ou du moins un ordre de grandeur honnête permet à l’agence de faire son vrai travail : trouver la meilleure expérience possible dans ce cadre, pas proposer trois options à des prix différents en espérant que vous choisirez la plus chère.
Un budget clair n’est pas une faiblesse de négociation. C’est ce qui permet de travailler sérieusement.
Ce qu’on oublie toujours de mentionner
Les contraintes humaines. Des personnes à mobilité réduite dans le groupe. Des régimes alimentaires particuliers nombreux. Une partie de l’équipe qui ne boit pas d’alcool. Des collaborateurs qui viennent de loin et ont besoin d’un hébergement. Ce sont des détails qui ne sont pas des détails, ils conditionnent le choix du lieu et du programme.
Le niveau d’énergie souhaité. Un événement peut être festif, contemplatif, sportif, gastronomique, culturel. Ces ambiances ne se mélangent pas toutes bien. Savoir ce que l’entreprise veut faire vivre et ce qu’elle veut éviter oriente tout.
Ce qui représente l’entreprise. Pas le logo, pas la charte graphique. Les valeurs réelles, la culture, ce qui fait que cette entreprise est différente d’une autre. Un événement qui ressemble à l’entreprise qui l’organise est toujours plus fort qu’un événement générique, même spectaculaire.
Le brief n’est pas un cahier des charges
Un cahier des charges dit ce qu’on veut. Un brief dit pourquoi. La nuance est essentielle.
Quand une agence reçoit un cahier des charges, elle exécute. Quand elle reçoit un vrai brief, elle réfléchit. Et c’est là que naissent les idées qu’on n’aurait pas eu soi-même, un lieu inattendu, un format qu’on n’avait pas envisagé, une expérience qui dépasse ce qu’on avait demandé.
Le meilleur brief n’est pas le plus long. C’est celui qui donne à l’agence assez d’éléments pour être créative plutôt que simplement conforme.
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Procrastination – The Decision Lab
Le stress peut limiter notre capacité à planifier à l’avance. – MLActu
